BON A SAVOIR CONVOCATION A L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

BON À SAVOIR Les destinataires de la convocation l’assemblée générale. En principe, et dans le silence des statuts, tous les membres de l’association participent à l’assemblée générale et sont donc destinataires de la convocation. Mais les statuts peuvent subordonner l’accès à l’assemblée générale au respect de certaines conditions (ancienneté de l’adhésion, âge minimum, paiement d’une cotisation, etc.) ou le réserver à certaines catégories de membres seulement. Seuls les membres ou catégories de membres remplissant les conditions statutaires sont alors convoqués. Par ailleurs, dans les associations dotées d’un commissaire aux comptes, ce dernier est obligatoirement convoqué aux assemblées générales, et pas uniquement à celle qui statue sur l’approbation des comptes de l’exercice écoulé (C. com., art. L. 823-17). Bien entendu, celui-ci ne vote pas. ,.mais a vocation à faire valoir son point de vue lorsque toute question entrant dans son champ d’intervention est évoquée en assemblée. Enfin, les statuts peuvent valablement ouvrir l’assemblée à des personnes qui participent à l’activité de l’association sans avoir la qualité de membre actif : salariés, amis de l’association, anciens sociétaires… Même si elles aussi ne votent pas, la convocation doit quand même leur être adressée. Les modes de convocation Les convocations peuvent être adressées aux participants à l’assemblée générale :
  • par lettre simple,
  • par lettre recommandée, éventuellement avec accusé de réception,
  • par insertion dans un bulletin de liaison interne, ou dans la presse nationale ou régionale,
  • par affichage,
  • par courrier électronique ou par mention sur le site internet de l’association,
  • voire par télex ou télécopie, même si ces modes de communication tendent à tomber en désuétude.
Peu importe le mode de convocation dès lors qu’il est prévu par les statuts, voire par le règlement intérieur. Toutefois le mode choisi doit être adapté à la situation de l’association en permettant à tous les membres concernés d’être effectivement informés de la tenue de l’assemblée générale. Ainsi, dans les grandes associations, une annonce dans la presse nationale ou sur le site internet de l’association constitue probablement le mode de convocation le plus opportun. Si de nombreux membres de l’association résident à l’étranger, le courrier électronique est sans doute le procédé le plus simple et le plus efficace. Ce mode de convocation semble être d’ailleurs de plus en plus utilisé ; il faut dire qu’il présente l’avantage de ne (pratiquement) rien coûter à l’association. En revanche, la convocation verbale est à proscrire, en ce qu’elle ne permet pas à l’association de prouver que tous les membres de l’association ont effectivement été convoqués. Il est également possible de prévoir des modes de convocation différents en fonction des membres, par exemple que les convocations à l’assemblée générale sont en principe adressées par courrier simple, et par courrier électronique pour ceux des membres qui en font la demande ou qui ont donné leur accord à ce mode de convocation. En pratique, la convocation par voie de courrier électronique, se pratique de plus en plus. Le délai de convocation Le délai de convocation à l’assemblée générale doit être suffisant pour laisser aux participants le temps de préparer la réunion, en particulier de prendre connaissance de l’ordre du jour ainsi que des documents qui y sont joints. Il est en général compris entre quinze jours et un mois. Le mieux est de prévoir un délai de convocation dans les statuts. Le défaut de respect de ce délai peut entraîner l’annulation de l’assemblée qui s’est déroulée prématurément, à moins que tous les membres aient pu être présents ou représentés à celle-ci.

Author: DE MARTIN WALTER

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